Plötzlich Home Office!

4 Tipps, wie die kommunikation im team gelingt

So schnell kann es gehen. Vor Kurzem war Home Office hierzulande noch mehr oder weniger eine Rarität. Arbeitnehmer, die einer Büroarbeit nachgehen, verrichteten diese laut Studie aus dem Jahr 2018 immer noch hauptsächlich vom Büro aus (95,6 Prozent). Nur 31 Prozent der Befragten konnten problemlos auch von zu Hause oder von unterwegs auf ihre Unterlagen, Ordner und Emails zugreifen.
Aufgrund der Corona-Krise mussten die Unternehmen jetzt plötzlich rasant umstrukturieren und die Mitarbeiter nach Hause schicken. Der Zugriff auf die Unterlagen wurde hoffentlich inzwischen gesichert, aber wie funktioniert eigentlich eine gute Kommunikation im Team, ohne sich räumlich nahe zu sein? 

Hier meine 4 Tipps für eine gelungene Kommunikation:   

1. Kommunizieren Sie lieber zuviel, als zu wenig!
Eine gute Kommunikation samt engen Austausch miteinander ist jetzt eine wichtige Voraussetzung, damit Teams räumlich getrennt erfolgreich arbeiten können. Um das Team zusammenzuhalten, macht es auch Sinn, sich zu einer festen Zeit einmal am Tag oder einmal pro Woche in der Gruppe zu sehen und den Stand der Arbeit zu besprechen.

Als Führungskraft sollten Sie sich darüber hinaus auch einzeln mit Ihren Teammitgliedern zum Videotelefonat treffen und besprechen, wie es läuft. So erhalten Sie Feedback, wer sich mit dem Homeoffice vielleicht noch schwer tut und Unterstützung braucht. Im Zweifel gilt: Kommunizieren Sie lieber zu viel als zu wenig. Ist etwas unklar, rufen Sie den jeweiligen Kollegen kurz an, um Missverständnisse schnell aus dem Weg zu räumen.        

2. Vereinbaren Sie Grundregeln!

Im Gegensatz zum Büro fehlt im Home Office die offensichtliche Transparenz durch Anwesenheit. Um Misstrauen und  Missverständnisse vorzubeugen sollten daher gewisse Grundregeln der gemeinsamen Zusammenarbeit vereinbart werden. Zum Beispiel eine bestimmte Uhrzeit morgens, an der alle Teammitglieder einchecken und der Runde kurz mitteilen, dass sie da sind. Auch wenn jemand in die Pause geht sollte er Bescheid geben und sich danach wieder zurückmelden.  Abends hilft ein Checkout und die Nachricht: Bin raus für heute. So schaffen Sie ein vertrauensvolles Miteinander – auch ohne Nebeneinander zu sein.

3. Machen Sie eine gute Dokumentation!
Eine gründliche Dokumentation ist die wichtigste Stütze der ortsunabhängigen Team-Arbeit. Nur so können die Mitarbeiter zeit- und ortsunabhängig nachverfolgen, welche Entscheidungen wo und wann getroffen wurden. Und wenn alle Informationen aufgeschrieben und auch auffindbar sind, können sich Mitarbeiter auch dann selbst helfen, wenn die Kollegen vielleicht bereits Feierabend machen.

4. Fördern Sie soziale Kontakte
Soziale Kontakte helfen gegen das Gefühl der Einsamkeit und sind eine wichtige Ressource, um mit Arbeitsanforderungen zu bewältigen. Was aber nun, wo genau diese Kontakte auf jeden Fall vermieden werden sollen? Verankern Sie für den sozialen Austausch regelmäßige Videokonferenz-Termine, in denen es explizit nicht um die Arbeit geht. Zum Beispiel jeden Mittwoch Yogaunterricht für alle Mitarbeiter vor der Kamera oder den regelmäßigen Plausch am Montag Morgen. Diese wiederkehrenden virtuellen Treffen sind wichtig, damit Ihre Mitarbeiter und Kollegen auch auf Distanz verbunden bleiben.

Wie geht es Ihnen mit der plötzlichen Umstellung aufs Home Office als Arbeitgeber, aber auch als Arbeitnehmer? Wo sehen Sie Vorteile, Chancen und Gefahren? Freue mich auf Erfahrungsberichte.

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Mag. Ulrike Huemer
Texterin & Inhaberin von „TextmitContent“